Conditions d'utilisation

1. Parties et acceptation

Les présentes conditions générales d'utilisation et de service (les « Conditions ») forment un contrat entre American MedCare Agency, LLC, société à responsabilité limitée de droit américain établie à New York (États-Unis), qui exploite la plateforme SantéFlow (« SantéFlow », « nous »), et l'établissement qui souscrit au service (le « Client »).

En créant un compte, en cochant la case d'acceptation, en signant un bon de commande ou en utilisant le service, le Client accepte ces Conditions, la politique de confidentialité et l'accord de protection des données de santé, qui en font partie intégrante. La personne qui accepte déclare et garantit qu'elle est majeure et qu'elle a le pouvoir d'engager le Client. Si elle n'a pas ce pouvoir, ou si le Client n'accepte pas ces Conditions, elle ne doit pas utiliser le service.

Le service est destiné exclusivement à des professionnels agissant dans le cadre de leur activité ; il n'est pas proposé aux consommateurs. Chaque acceptation est enregistrée avec la version des documents, la date, l'heure, l'adresse IP et le compte utilisé ; cet enregistrement électronique fait foi entre les parties.

2. Définitions

• Client : le titulaire de l'abonnement, qui peut être (a) un établissement de santé (clinique, cabinet, centre de santé, hôpital, laboratoire, pharmacie) ; (b) une organisation qui n'est pas un établissement de santé (organisation non gouvernementale, école, entreprise, église, association, orphelinat…) mais au sein de laquelle un médecin, une infirmière ou un autre professionnel de santé fournit des soins à ses membres, élèves, employés ou bénéficiaires ; ou (c) un professionnel de santé exerçant à titre indépendant.
• Professionnel de santé : le médecin, l'infirmière, la sage-femme ou tout autre professionnel légalement habilité qui fournit des soins pour le Client et utilise le service.
• Point de service : chaque site rattaché au compte du Client ; les données de chaque point de service sont cloisonnées.
• Utilisateur : toute personne que le Client autorise à utiliser le service (médecin, infirmier, réception, caisse, comptabilité, direction, consultant).
• Données client : les informations saisies, importées ou téléversées dans le service par le Client ou ses Utilisateurs, y compris les données de santé des patients.
• Documentation : les guides et articles du centre d'aide (help.santeflow.com) décrivant le fonctionnement du service.

3. Comptes et accès

• Les informations fournies à l'inscription doivent être exactes, complètes et tenues à jour.
• Vérification de l'établissement. Avant d'enregistrer de vrais patients ou de souscrire un abonnement payant, le Client fournit les documents demandés selon sa situation : pour un établissement de santé, l'autorisation de fonctionnement délivrée par le MSPP ou sa licence ; pour une organisation, un document officiel de l'organisation et la licence, l'inscription ou le diplôme du professionnel de santé qui fournit les soins ; pour un professionnel indépendant, sa licence, son inscription ou son diplôme ; dans tous les cas, une pièce d'identité du responsable et déclare qu'ils sont authentiques et en cours de validité. SantéFlow peut refuser, suspendre ou résilier un compte dont l'établissement ne peut être vérifié, ou dont les documents sont faux, expirés ou retirés. La vérification par SantéFlow est un contrôle documentaire limité : elle ne constitue ni une certification, ni une garantie de la conformité du Client, qui reste seul responsable de ses autorisations.
• Chaque Utilisateur dispose d'identifiants personnels et confidentiels ; le partage de comptes est interdit. Le Client attribue à chacun uniquement les permissions nécessaires à sa fonction et active la double authentification pour les comptes disposant de droits étendus.
• Le Client est responsable de toutes les actions réalisées avec les comptes de ses Utilisateurs, du choix des personnes autorisées et de la désactivation immédiate du compte d'une personne qui quitte l'établissement.
• Toute utilisation non autorisée ou tout incident de sécurité suspecté doit nous être signalé immédiatement à contact@santeflow.com.

4. Le service

SantéFlow est un logiciel en ligne (SaaS) de gestion d'établissements de santé : dossier patient et consultations par spécialité, agenda et rendez-vous, vaccination, laboratoire, pharmacie, facturation multi-devise, caisse, inventaire, comptabilité, rapports, portail patient, téléconsultation et gestion de plusieurs points de service. Les fonctionnalités disponibles dépendent de la formule souscrite.

Nous faisons évoluer le service en continu et pouvons modifier, remplacer ou retirer des fonctionnalités. Nous ne retirerons pas une fonctionnalité essentielle de la formule souscrite sans préavis raisonnable. Les fonctionnalités signalées comme « bêta », « aperçu » ou « expérimentales » sont fournies sans engagement et peuvent être interrompues à tout moment.

5. Outil de gestion, pas un dispositif médical

• SantéFlow est un outil administratif et d'organisation. Il ne pose pas de diagnostic, ne prescrit pas, ne remplace pas le jugement clinique et n'est pas un dispositif médical. Les alertes, rappels, modèles, calculs, interactions médicamenteuses, valeurs de référence et autres aides affichées sont des aides indicatives, éventuellement incomplètes, que le professionnel doit vérifier.
• Les décisions médicales, l'exactitude des données saisies et la conformité des soins aux règles professionnelles et aux exigences du Ministère de la Santé publique et de la Population (MSPP) ou de toute autre autorité compétente relèvent exclusivement du Client et des professionnels de santé.
• SantéFlow n'est pas un service d'urgence. Un message, un rappel ou une téléconsultation peut ne pas être délivré à temps (réseau, électricité, téléphone, saisie incorrecte). Le Client ne doit jamais s'appuyer sur le service pour une situation urgente.
• SantéFlow n'emploie pas les professionnels du Client, n'intervient pas dans la relation de soins et n'est pas partie aux contrats entre le Client et ses patients.

6. Essai, abonnement, paiement et taxes

• Essai. Une période d'essai gratuite peut être proposée ; à son terme, l'accès se poursuit uniquement si un abonnement est souscrit.
• Prix. Les prix sont ceux affichés lors de la souscription, en dollars américains (USD) sauf mention contraire, payables d'avance pour chaque période mensuelle ou annuelle. Les remises, prix de groupe ou prix négociés ne valent que pour la durée et les conditions indiquées.
• Renouvellement automatique. L'abonnement se renouvelle automatiquement pour une période identique et le moyen de paiement enregistré est débité, sauf résiliation avant la date de renouvellement. Nous pouvons modifier nos prix pour les périodes suivantes en le notifiant au moins trente (30) jours à l'avance.
• Paiement. Les paiements par carte sont traités par Stripe ; SantéFlow ne reçoit ni ne conserve les numéros de carte. Le Client autorise le prélèvement des sommes dues et garantit qu'il est habilité à utiliser le moyen de paiement fourni.
• Taxes et frais. Les prix s'entendent hors taxes, droits et retenues. Le Client supporte les taxes applicables dans son pays (y compris en Haïti) ainsi que les frais bancaires, de change ou de transfert de son côté. Si une retenue à la source est imposée, le Client majore le paiement pour que SantéFlow reçoive le montant net facturé.
• Remboursements. Les sommes payées ne sont pas remboursables, notamment en cas de résiliation en cours de période ou de non-utilisation, sauf disposition légale impérative ou cas prévus par notre politique de remboursement.
• Impayés. En cas de défaut ou de contestation de paiement non justifiée, nous pouvons, après notification, limiter l'accès à la consultation des données puis suspendre le compte. Les données ne sont pas supprimées pendant la période prévue à l'article 18.

7. Données du client et données de santé

• Propriété. Les Données client appartiennent au Client. Le Client nous accorde une licence non exclusive, mondiale et limitée à la durée du contrat pour héberger, copier, transmettre, sauvegarder et traiter ces données dans le seul but de fournir, sécuriser et assister le service, et de respecter la loi.
• Rôles. Pour les données de ses patients, le Client est responsable du traitement ; SantéFlow agit comme prestataire (sous-traitant, « business associate ») selon l'accord de protection des données de santé, qui prévaut sur ces Conditions pour ces données.
• Base légale et consentements. Le Client garantit qu'il collecte et utilise les Données client légalement, qu'il informe ses patients (notamment du stockage hors d'Haïti, aux États-Unis) et qu'il recueille les consentements nécessaires : soins, transfert de dossier, envoi de SMS ou de courriels, téléconsultation.
• Hébergement aux États-Unis. Les Données client sont hébergées chez Amazon Web Services aux États-Unis ; le Client accepte ce transfert, détaillé dans la politique de confidentialité.
• Usages interdits par nous. SantéFlow ne vend pas les données de santé, ne les utilise pas pour de la publicité et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
• Données agrégées. Nous pouvons produire des statistiques d'usage agrégées et rendues anonymes, qui ne permettent d'identifier ni un patient, ni un Utilisateur, ni le Client, pour exploiter et améliorer le service.
• Sauvegarde par le Client. Nous effectuons des sauvegardes régulières, mais le Client reste responsable de conserver ses propres exports ou copies des documents qu'il est légalement tenu de conserver.
• Demandes des autorités. Si une autorité nous demande des Données client, nous l'orientons vers le Client lorsque c'est possible et l'informons, sauf interdiction légale ; nous ne communiquons que ce que la loi nous oblige à communiquer.

8. Obligations du client

Le Client s'engage, pour lui-même et ses Utilisateurs, à :

• détenir et maintenir les autorisations, licences et agréments nécessaires à son activité de santé ;
• faire fournir les soins uniquement par des professionnels de santé qualifiés et légalement habilités, chacun dans les limites de son champ d'exercice (par exemple, les actes réservés aux médecins ne sont pas réalisés par une infirmière lorsque la loi l'interdit), et orienter vers un établissement de santé les situations qui dépassent ces limites. Lorsque le Client n'est pas un établissement de santé, il reste seul responsable de l'organisation des soins qu'il propose à ses membres ou bénéficiaires ;
• utiliser le service conformément aux lois applicables (notamment en Haïti), aux règles de déontologie médicale, à la Documentation et à ces Conditions ;
• vérifier l'exactitude des données saisies, des documents produits (ordonnances, certificats, factures, rapports) et des montants avant leur utilisation ;
• conserver ses obligations légales propres : conservation des dossiers médicaux, déclarations fiscales et sociales, facturation légale ;
• disposer d'un équipement, d'une connexion internet et d'une alimentation électrique adaptés, et maintenir ses appareils à jour et protégés.

9. Usages interdits

Il est interdit de :

• contourner ou tester les mesures de sécurité, rechercher des vulnérabilités sans autorisation écrite préalable, ou accéder aux données d'un autre client ;
• copier, décompiler, désassembler, revendre, sous-licencier, louer le service ou l'utiliser pour développer un produit concurrent ;
• extraire massivement des données par des moyens automatisés non prévus, surcharger le service ou en perturber le fonctionnement ;
• téléverser des contenus illicites, des fichiers malveillants ou des données sans droit de les traiter ;
• utiliser le service en violation des lois sur les sanctions économiques et le contrôle des exportations des États-Unis, ou au profit d'une personne ou d'un pays visé par ces sanctions.

Toute violation peut entraîner la suspension immédiate des accès concernés, sans préjudice de nos autres droits.

10. Sécurité, disponibilité et support

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à des données de santé, décrites dans la politique de confidentialité : chiffrement des échanges et du stockage, cloisonnement par point de service, contrôle d'accès par rôle, journalisation, sauvegardes chiffrées et surveillance de la plateforme. Aucune mesure ne pouvant garantir une sécurité absolue, nous ne garantissons pas l'absence de tout incident ; nous nous engageons à en notifier le Client conformément à l'accord de protection des données de santé.

Nous visons une disponibilité élevée, sans engagement de niveau de service (SLA) chiffré sauf contrat écrit distinct. Des maintenances peuvent interrompre le service, en principe annoncées à l'avance. Le service dépend d'infrastructures que nous ne contrôlons pas : réseaux internet et téléphoniques, électricité, hébergeur, fournisseurs de paiement, d'e-mail et de SMS. Une interruption de leur fait ne constitue pas un manquement de notre part.

Le support est fourni par le centre d'aide et par courriel, en français, aux heures ouvrables de Port-au-Prince, dans des délais raisonnables.

11. Services de tiers

Le service s'appuie sur des prestataires (hébergement, paiement, e-mail, SMS, téléconsultation, connexion Google ou Microsoft) listés dans la politique de confidentialité, et peut permettre de se connecter à des services choisis par le Client. Ces services sont régis par leurs propres conditions. SantéFlow n'est pas responsable de leur disponibilité, de leur contenu ni de leurs actes, sauf dans la mesure prévue par l'accord de protection des données de santé pour nos propres sous-traitants.

12. Propriété intellectuelle

Le service, son code, ses bases de données, ses interfaces, sa Documentation, la marque SantéFlow et ses logos sont la propriété exclusive d'American MedCare Agency, LLC ou de ses concédants. Sous réserve du paiement de l'abonnement, nous accordons au Client un droit d'utilisation non exclusif, non transférable et non sous-licenciable, limité à la durée du contrat et à ses besoins internes. Les suggestions et retours du Client peuvent être utilisés librement par SantéFlow pour améliorer le service, sans obligation envers lui.

13. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance dans le cadre du contrat (y compris, pour le Client, ses tarifs négociés et, pour SantéFlow, sa Documentation interne et ses informations de sécurité), ne les utilise que pour exécuter le contrat et ne les communique qu'aux personnes qui doivent les connaître et sont tenues à la même confidentialité. Les données de santé sont en outre protégées par l'accord de protection des données de santé.

14. Exclusion de garanties

DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI, LE SERVICE EST FOURNI « EN L'ÉTAT » ET « SELON DISPONIBILITÉ ». AMERICAN MEDCARE AGENCY, LLC EXCLUT TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, NOTAMMENT DE QUALITÉ MARCHANDE, D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, D'EXACTITUDE, D'ABSENCE DE CONTREFAÇON, DE FONCTIONNEMENT ININTERROMPU OU SANS ERREUR, ET NE GARANTIT PAS QUE LE SERVICE RÉPONDRA À TOUTES LES OBLIGATIONS LÉGALES OU RÉGLEMENTAIRES PROPRES AU CLIENT.

15. Limitation de responsabilité

• DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI, SANTÉFLOW, SES DIRIGEANTS, MEMBRES, EMPLOYÉS ET PRESTATAIRES NE SONT PAS RESPONSABLES DES DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES, SPÉCIAUX, CONSÉCUTIFS, EXEMPLAIRES OU PUNITIFS, NI DES PERTES DE PROFITS, DE CHIFFRE D'AFFAIRES, DE CLIENTÈLE, DE DONNÉES OU DE RÉPUTATION, MÊME S'ILS EN AVAIENT ÉTÉ AVERTIS.
• LA RESPONSABILITÉ TOTALE ET CUMULÉE DE SANTÉFLOW, TOUTES CAUSES CONFONDUES, EST LIMITÉE AU MONTANT EFFECTIVEMENT PAYÉ PAR LE CLIENT POUR LE SERVICE AU COURS DES DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT LE FAIT À L'ORIGINE DE LA RÉCLAMATION.
• SantéFlow n'est pas responsable des décisions et actes médicaux, des erreurs ou omissions de saisie, de l'usage fait des documents produits, des actes des Utilisateurs ou des patients, ni des conséquences d'un manquement du Client à ses obligations.
• Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de fraude, ni lorsque la loi applicable interdit de limiter la responsabilité.
• Ces limitations font partie de l'équilibre économique du contrat : les prix du service en tiennent compte.

16. Garantie et indemnisation

Le Client défend, indemnise et garantit American MedCare Agency, LLC, ses dirigeants, membres, employés et prestataires contre toute réclamation, action, amende, condamnation, perte ou dépense (y compris les honoraires raisonnables d'avocats) découlant : (a) des soins, actes, décisions et conseils médicaux du Client ou de ses Utilisateurs ; (b) des Données client, de leur collecte ou de leur usage, y compris l'absence d'information ou de consentement des patients ; (c) d'une violation de ces Conditions ou de la loi par le Client ou ses Utilisateurs ; (d) de l'utilisation des comptes du Client. SantéFlow informe le Client de la réclamation dans un délai raisonnable et peut participer à sa défense avec un conseil de son choix.

17. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution dû à un événement hors de son contrôle raisonnable, notamment : catastrophe naturelle (séisme, cyclone, inondation), épidémie, troubles civils, insécurité, grève, blocage des routes, acte de l'autorité, panne générale d'électricité, de carburant ou des réseaux de télécommunication, défaillance d'un hébergeur ou d'un fournisseur d'accès, cyberattaque d'ampleur. Les obligations de paiement des sommes déjà échues ne sont pas suspendues. Si l'événement dure plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit.

18. Durée, suspension et résiliation

• Le contrat court à compter de l'acceptation, pour la durée de l'essai puis de l'abonnement et de ses renouvellements.
• Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace d'abonnement ou en nous écrivant ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée.
• Nous pouvons suspendre immédiatement tout ou partie des accès en cas de risque pour la sécurité, de violation des articles 8 ou 9, de demande d'une autorité ou d'impayé, et résilier le contrat après une mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, ou immédiatement en cas de manquement grave, de fraude ou d'atteinte à la sécurité.
• Nous pouvons aussi cesser de fournir le service moyennant un préavis d'au moins quatre-vingt-dix (90) jours ; les sommes payées pour une période non exécutée sont alors remboursées au prorata.
• Après la fin du contrat, les Données client restent exportables pendant 90 jours, puis sont supprimées de façon sécurisée, y compris des sauvegardes à leur rotation, sauf obligation légale de conservation. Le Client est responsable de récupérer ses données dans ce délai.
• Les articles 7 (données agrégées), 12 à 16, 20 et 21, ainsi que les sommes dues, survivent à la fin du contrat.

19. Modifications

Nous pouvons modifier ces Conditions pour tenir compte de l'évolution du service, de la loi ou de nos prestataires. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente (30) jours à l'avance, par courriel ou dans l'application, sauf urgence de sécurité ou obligation légale. Si le Client la refuse, il peut résilier avant son entrée en vigueur ; la poursuite de l'utilisation après cette date vaut acceptation. Chaque version est datée et les versions précédentes sont conservées.

20. Droit applicable et arbitrage

• Droit applicable. Ces Conditions sont régies par le droit de l'État de New York (États-Unis) et, le cas échéant, par le droit fédéral des États-Unis, y compris le Federal Arbitration Act, sans égard aux règles de conflit de lois. La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises ne s'applique pas. Les dispositions impératives de la loi du pays du Client qui ne peuvent être écartées par contrat restent applicables.
• Règlement amiable préalable. Avant toute procédure, la partie qui a un différend adresse à l'autre une description écrite de sa demande ; les parties tentent de bonne foi de le régler pendant quarante-cinq (45) jours.
• Arbitrage. À défaut d'accord, tout litige né de ces Conditions ou du service, y compris sur leur validité, est tranché définitivement par arbitrage administré par l'International Centre for Dispute Resolution (ICDR) de l'American Arbitration Association, selon son Règlement d'arbitrage international, par un arbitre unique. Le siège de l'arbitrage est New York (New York, États-Unis) ; la langue est le français, sauf accord des parties pour l'anglais ; les audiences peuvent se tenir à distance. La sentence est définitive et peut être exécutée devant tout tribunal compétent, notamment en application de la Convention de New York de 1958, à laquelle les États-Unis et Haïti sont parties.
• Action individuelle. Les réclamations sont présentées à titre individuel uniquement, et non dans le cadre d'une action collective, de groupe ou représentative.
• Mesures urgentes et recouvrement. Chaque partie peut demander à un tribunal compétent des mesures provisoires ou conservatoires (notamment pour protéger sa propriété intellectuelle ou ses informations confidentielles), et SantéFlow peut agir en recouvrement de sommes impayées devant les tribunaux de l'État de New York ou du domicile du Client.
• Délai. Toute réclamation contre SantéFlow doit être engagée dans un délai d'un (1) an à compter du jour où le Client a eu connaissance du fait à son origine, sauf délai plus long imposé par la loi.

21. Dispositions générales

• Intégralité. Ces Conditions, la politique de confidentialité, l'accord de protection des données de santé et, le cas échéant, un bon de commande signé forment l'intégralité de l'accord. En cas de contradiction : l'accord de protection des données de santé prévaut pour les données de santé, puis le bon de commande signé, puis ces Conditions. Les conditions d'achat du Client ne s'appliquent pas.
• Indépendance. Les parties sont des contractants indépendants ; aucune n'est mandataire, employeur, associée ou représentante de l'autre.
• Cession. Le Client ne peut céder le contrat sans notre accord écrit. Nous pouvons le céder à une société affiliée ou en cas de fusion, d'acquisition ou de cession de l'activité, en informant le Client.
• Divisibilité et renonciation. Une clause jugée nulle est remplacée par la clause valable la plus proche ; les autres restent en vigueur. Ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation.
• Langue. La version française fait foi. Toute traduction est fournie à titre de commodité.
• Signature électronique. Les parties reconnaissent la validité des acceptations et signatures électroniques et de leurs enregistrements comme preuve.

22. Contact et notifications

American MedCare Agency, LLC — exploitant de SantéFlow
New York (New York), États-Unis
Courriel : contact@santeflow.com
Centre d'aide : help.santeflow.com

Les notifications au Client sont envoyées à l'adresse électronique du propriétaire du compte ou dans l'application ; celles destinées à SantéFlow, à l'adresse ci-dessus. Une notification électronique est réputée reçue le jour ouvrable suivant son envoi.